Beranda Djadja Subagdja

Yuk kita bebenah!

Menghemat APBN Senilai 60 T Lewat Pengadaan On-line: Apa Saja yang Harus Diperhatikan?

Posted by djadjasubagdja on November 4, 2008

Berita utama Kompas 1 November 2008 boleh jadi merupakan hiburan di tengah berita-berita utama surat kabar beberapa hari belakangan ini yang mengupas krisis global. Kali ini, berita utamanya bukan mengenai anjloknya indeks harga saham gabungan di pasar-pasar modal kelas dunia. Berita ini juga menghapus kegalauan kita atas berita-berita seputar penyelewengan dana-dana pembangunan.

Judul berita utama itu adalah “APBN Bisa Dihemat Rp 60 Triliun”. Wow, fantastis! Memang sih baru perkiraan, tapi bukan berarti tidak akan terlaksana, karena set awalnya telah dilakukan Depkeu. Dalam berita itu disebutkan bahwa Depkeu melakukan pengadaan perangkat komputer dan jaringan dengan sistem on-line, dan penghematan yang dicapai di proyek pengadaan tersebut mencapai 18%. Dengan fakta itu, perkiraan potensi dana APBN yang bisa dihemat bisa mencapai 60 triliun rupiah, jika semua proyek pengadaan memakai sistem on-line.

Di dalam berita itu juga disebutkan bahwa penghematan yang cukup signifikan itu bisa dicapai jika semua departemen dan lembaga pemerintahan nondepartemen mengikuti sistem on-line ini. Sedihnya, berita itu juga menyebutkan bahwa komitmen departemen dan lembaga nondepartemen untuk mengaplikasikan sistem pengadaan on-line ini masih rendah. Capek deh!

Pemerintahan kita saat ini, dari segi teknologi informasi, sebenarnya tidak ketinggalan jaman. Secara struktural kita memiliki Depkominfo, yang juga bertugas mengurusi segala hal yang berhubungan dengan sistem informasi berbasis teknologi informasi di lingkungan pemerintahan. Lebih dari itu, jika kita menjelajah internet, dengan mudah kita dapat mengakses sejumlah situs instansi-instansi pemerintah, baik pempus maupun pemda. Buku elektronik pun sudah ada. Itu artinya, jika dilihat dari ketersediaan perangkat keras dan jaringan, lembaga-lembaga pemerintah sudah siap melaksanakan pengadaan barang secara on-line.

Namun, seperti disebutkan dalam berita di atas, mengapa instansi-instansi di lingkungan pemerintah kurang berkomitmen untuk melaksanakan sistem on-line ini? Barangkali, instansi-instansi tersebut memiliki pengalaman buruk dengan implementasi teknologi informasi di kantornya. Penggunaan teknologi informasi yang dulu dikenal sebagai otomatisasi atau komputerisasi memang tidak selalu hadir sebagai solusi. Alih-alih diproyeksikan akan mengeliminasi masalah, malah menimbulkan masalah baru, sementara masalah lama juga tidak hilang. Ujung-ujungnya, kembali ke cara lama, manual. Ini teknologinya yang salah atau kitanya yang tidak siap?

Barangkali keduanya benar. Dalam mengembangkan sistem berbasis teknologi informasi, seperti sistem pengadaan on-line di atas, ada tiga faktor yang harus diperhatikan oleh semua fihak yang terlibat. Ketiga faktor itu adalah: aspek teknologi, aspek ekonomi, dan aspek sosial. Dalam ilmu komputer, aspek yang kedua dikenal sebagai Information Economics.

Faktor pertama, aspek teknologi, sudah jelas bagi kita semua. Artinya, saat ini begitu banyak tersedia sumber daya yang menguasai teknologi informasi. Kemudian, teknologinya itu sendiri sudah cukup handal. Dengan sistem keamanan yang ditangani secara serius, teknologi informasi sudah dapat menangani sejumlah data raksasa dengan sangat cepat dan tidak menyulitkan pengguna. Dunia perbankan nasional telah lama memanfaatkan teknologi informasi untuk transaksi-transaksi dengan nasabah dan antarbank. Jaringan ATM dan kartu debet merupakan fakta, bahwa teknologi informasi cukup handal.

Faktor selanjutnya, yakni aspek ekonomi, juga perlu diperhatikan. Ini kerena pengembangan sistem berbasis teknologi informasi melibatkan dana investasi dan dana operasional yang nilainya tidak kecil. Analisis biaya dan keuntungan total (total cost benefit analysis = TCBA) perlu dilakukan dengan memperhatikan juga keuntungan-keuntungan intangible-nya, selain yang tangible-nya.

Dalam contoh kasus pengadaan barang secara on-line di atas, penghematan senilai 60 triliun rupiah merupakan keuntungan tangible-nya. Selian itu, keuntungan intangible, yang meliputi nilai-nilai lain seperti value of restructuring (VR), value linking (VL), dan value of acceleration (VA) juga perlu dihitung. Baru setelah itu dilakukan TCBA-nya, dengan memperhitungkan juga discounted cash flow (DCF) -nya.

Faktor yang terakhir, aspek sosial, merupakan aspek yang sering dilupakan pihak-pihak yang terlibat dalam pengembangan sebuah sistem berbasis teknologi informasi. Kebanyakan pemilik/penanggung jawab sistem tidak memperhatikan hal ini. Pengembang juga terkadang lupa melibatkan hal ini saat melakukan perencanaan.

Dalam mengembangkan sebuah sistem yang berbasis teknologi informasi, pengembang biasanya mencatat rapi tujuan pengembangan sistem dan segala keinginan pemilik/penanggung jawab sistem. Pengembang juga selalu mengadakan rapat-rapat intensif dengan jajaran manajemen atau kepala bagian untuk mengetahui proses-proses, prosedur, dan goal yang ada di setiap unit instansi/perusahaan/organisasi. Namun mereka sering lupa melakukan wawancara dengan staf karyawan nonpimpinan yang juga akan menjadi pengguna/operator. Sama dengan para pimpinan, mereka adalah end-user juga.

Mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem (lama) yang sedang berjalan dari sisi end-user sangat penting, karena ujung-ujungnya merekalah yang paling terlibat dalam mengoperasikan sistem yang baru nanti. Kebutuhan (requirements) tidak hanya datang dari para kepala, manager dan direktur, end-user lainnya juga memiliki kebutuhan, dan menjadi tugas pengembang untuk bisa mengakomodasi seluruh requirements ini.

Hal lainnya yang paling sering lupa dikerjakan oleh pengembang adalah pembuatan buku panduan. Ketika sistem mulai diimplementasikan, dokumentasi sistem telah tersusun rapi. Tentunya administratur sistem dapat berpedoman pada dokumen tersebut pada saat melakukan penyetingan dan pemeliharaan sistem. Pelatihan juga telah dilaksanakan. Namun itu belum cukup; buku panduan untuk end-user juga perlu dibuat. Tidak mungkin end-user bisa mengingat semua materi pelatihan. Jika buku panduan tidak dibuat, maka administratur sistem mesti bersiap-siap disibuki dengan segudang pertanyaan yang itu-itu juga dari end-user yang berbeda, sepanjang hari untuk waktu yang cukup lama.

Tidak adanya buku panduan untuk end-user dan/atau buruknya sosialisasi sistem kepada end-user akan berakibat pada keenganan end-user untuk menggunakan sistem yang telah berbasis teknologi informasi tersebut. Mereka harus selalu bertanya untuk hal-hal kecil, sementara administratur sistem akan jenuh menerima keluhan yang sama dari sejumlah end-user. Lama-kelamaan, hal ini akan menimbulkan resistensi di kalangan end-user dan kekesalan di pihak administrasi sistem. “Enakan dulu waktu masih manual,” merupakan kalimat yang kerap meluncur dari end-user sebuah sistem yang tidak tersosialisasi dengan baik.

Hal serupa juga akan terjadi pada sebuah sistem yang di awal perencanaannya tidak melibatkan semua end-user. Pelatihan dan buku panduan hanya akan menguras biaya dan tenaga semata, mengingat hanya requirements pimpinan saja yang terakomodasi. Kalau sudah begini, biasanya semua pihak saling menyalahkan. Akhirnya, sistem baru tidak efektif, hanya menjadi menara gading.

Mengembangkan sistem berbasis teknologi informasi, atau yang lebih dikenal masyarakat sebagai komputerisasi, memang sudah merupakan keharusan; mengingat penghematan yang bisa ditimbulkannya, seperti perkiraan penghematan sistem pengadaan on-line di lingkungan pemerintahan di atas. Namun sebelum sistem itu dikembangkan, perlu dilakukan suatu TCBA yang melibatkan keuntungan tangible dan intangible (VL, VR, VA).

Dalam tahap pengembangannya, sebelum dilakukan pendesainan sistem, pengembang wajib memahami requirements seluruh lapisan end-user, mulai dari pimpinan hingga karyawan lapis bawah yang terlibat dan terkait. Pada saat sistem itu mulai diimplementasikan, sosialisasi sistem harus dilakukan dengan baik. Selain dilakukan pelatihan bagi end-user, adanya buku panduan bagi end-user juga merupakan sebuah keharusan.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: